システム開発 やり直しの背景
プロジェクトリーダー（PL）として、システム開発においてよく直面する課題の一つが、依頼した作業に対して、想定と異なる成果物が上がってくることです。
特に、初期の指示やコミュニケーションが不十分であると、作業者が期待される成果物のイメージとズレてしまうことが多く、その結果、作業をやり直さなければならない状況に陥ります。
やり直しによる影響
やり直しが発生すると、最も大きな影響を受けるのは作業者のモチベーションです。
最初に納得して取り組んだ仕事が再度やり直しになり、時間を浪費していると感じることが多いため、作業者は次第にやる気を失いがちです。
また、予定していた工数を超過してしまうことも多く、プロジェクト全体のスケジュールに悪影響を与えます。
このような状態が続くと、チーム全体の効率が悪化し、最終的には成果物の品質にも影響を及ぼす可能性が高くなります。
作業効率の向上と依頼内容の明確化
このような問題を解決するためには、作業者の作業効率を向上させるとともに、依頼者（PL）の意図に近い成果物を得ることが重要です。
効率的な作業と正確な成果物を得るためには、依頼時に十分な擦り合わせを行うことが鍵となります。
依頼者と作業者の共通理解
成果物を求める際に、作業者が依頼者の意図を正確に理解することが必要不可欠です。
依頼者側も、自分の要求が明確で具体的であるかを再確認する必要があります。
この段階で、成果物のイメージを具体的に共有することが、後々のやり直しを防ぐために有効です。
成果物の擦り合わせ
チケットに成果物のイメージを記載
作業依頼をチケットで管理している場合、依頼時にそのチケットに成果物のイメージや仕様、要件を具体的に記載することが有効です。
例えば、UIのデザインやAPIのレスポンス例など、依頼内容が抽象的にならないように細かい指示を追加します。
この時点で不明点があれば、作業者が事前に確認できる環境を整えることが重要です。
MTGやコミュニケーションでの擦り合わせ
書面での指示に加えて、ミーティングを設けて口頭で確認することも有効です。
口頭でのコミュニケーションは、文字だけでは伝わりにくいニュアンスや背景を説明するのに適しています。
依頼者と作業者の間で直接的なやり取りを行うことで、双方の認識にズレがないかを確認しながら進められます。
成果物の中間レビュー
作業が進んだ段階で中間レビューを行い、依頼者と作業者が再度成果物の方向性を確認することも効果的です。
中間レビューにより、早期に修正が必要な部分を発見し、後戻りを減らすことができます。
また、作業者は自分の進捗を確認し、依頼者からのフィードバックを受けることで、モチベーションを維持しやすくなります。
他の恩恵と実際の効果
作業者のモチベーション向上
前述の通り、依頼内容の擦り合わせを行うことで、作業者は自分の作業が依頼者の期待に沿っていることを実感できます。
これにより、再度やり直しが発生しないという安心感が生まれ、モチベーションが向上します。
また、依頼者からのフィードバックや感謝の言葉が作業者のやる気を引き出し、次回以降の作業にもポジティブな影響を与えます。
コミュニケーションの効率化
依頼時の擦り合わせによって、作業者と依頼者の間での認識のズレが減少します。
これにより、無駄なやり取りを減らすことができ、プロジェクト全体のコミュニケーションがスムーズになります。
また、依頼内容が明確であれば、作業者が不明点を最初から確認できるため、後からの確認作業も少なくなります。
工数の削減
擦り合わせを行うことで、再作業が減少し、予定していた工数を守ることができます。
これにより、プロジェクトの進捗状況がより良好に維持されます。
さらに、作業が順調に進むことで、プロジェクト全体のスケジュールに余裕が生まれ、他のタスクや新たな問題に取り組む時間を確保できるようになります。
品質向上
作業者が依頼者の意図を正確に理解して作業を進めることで、最終的な成果物の品質も向上します。
依頼者の意図が明確であれば、作業者はその方向性に沿って作業を進めやすく、最終的に高品質な成果物を提供することが可能になります。
結論
システム開発において、「やり直し」が発生することは避けられないこともありますが、その頻度を減らすためには依頼時の擦り合わせが極めて重要です。
チケットへの具体的な記載や、口頭でのコミュニケーションを活用することで、作業者と依頼者の間で共通理解を築き、成果物の方向性を確認し合うことができます。
このような取り組みが作業効率やモチベーションの向上、さらにはプロジェクト全体の品質向上にもつながります。
システム開発における「やり直し」を減らすために、コミュニケーションを密にし、依頼内容を明確にすることが、成功への近道となるでしょう。
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